Privacy verklaring Verlofdagen.nl

De partijen in deze zijn:

• EPOS Enschede BV, leverancier en beheerder van de dienst Verlofdagen.nl (de Verwerker)
• Het bedrijf dat een contract is aangegaan met EPOS Enschede BV inzake het gebruik van Verlofdagen.nl (de Verwerkingsverantwoordelijke)
• De Hosting provider, het bedrijf waar de gegevens in opdracht van EPOS Enschede BV worden opgeslagen en bewaard. (Verwerker)

• U als werknemer bij een organisatie/bedrijf dat een contract is aangegaan met EPOS Enschede BV inzake het gebruik van Verlofdagen.nl (Betrokkene)

Deze verklaring is voor u van belang indien u zich op basis van bovenstaande kunt aanmerken als Betrokkene.

Algemeen

De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeM een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeM degene waarvan de gegevens worden opgeslagen bepaalde rechten. Dit privacy reglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten als Betrokkene en onze plichten.

Wat is Verlofdagen.nl

Verlofdagen.nl is een product van EPOS Enschede BV voor het online registreren, beheren en afhandelen van verlofverzoeken en het toekennen en bewaken van (verlof)budget(ten). Bedrijven sluiten een contract af met EPOS Enschede BV om met Verlofdagen.nl deze taken uit te kunnen voeren. Het bedrijf dat een contract afsluit met EPOS Enschede BV is hierbij de Verwerkingsverantwoordelijke en EPOS Enschede BV de Verwerker van de gegevens.

Bent u werknemer bij een bedrijf dat gebruik maakt van Verlofdagen.nl dan bent u Betrokkene. Uw werkgever kan in dit geval informatie van u vastleggen binnen Verlofdagen.nl maar u tevens toegang verlenen tot die gegevens door u inloggegevens te verstrekken waarmee u uw persoonlijke account kunt benaderen. U benadert dit account via www.verlofdagen.nl of de verlofdagen app. Toegang tot dit persoonlijke account heeft u enkel ten tijde van uw dienstverband bij deze werkgever. De werkgever bepaald tevens wie binnen de eigen organisatie toegang heeft tot haar bedrijfsaccount bij Verlofdagen.nl en wie tot welke activiteiten binnen dit bedrijfsaccount gemachtigd is. EPOS Enschede BV heeM geen toegang tot de gegevens die binnen het bedrijfsaccount van de werkgever worden vastgelegd en dus ook geen toegang tot uw persoonsgegevens. Bij vragen of problemen dient u zich dan ook te wenden tot de persoon die uw verlofverzoeken aNandelt dan wel de beheerder van Verlofdagen.nl bij uw werkgever. De werkgever beschikt wel over de mogelijkheid om in geval van een probleem of bij een hulpvraag om een helpdeskmedewerker van verlofdagen tijdelijk toegang te verlenen tot de gegevens.

Wat is het doel van Verlofdagen.nl

Het doel van Verlofdagen.nl is om werkgevers de mogelijkheid te bieden tot het efficiënt en online registreren, beheren en afhandelen van verlofverzoeken van haar werknemers en het vastleggen en bewaken van (verlof)budget waarop deze werknemers aanspraak maken.
Voor u als Betrokkene:
De mogelijkheid te bieden om uw verlofbudget(ten) en de geldigheid daarvan te bekijken en te bewaken, uw verloNistorie in te zien, verlofverzoeken en de status van deze verzoeken te bekijken en indien door de werkgever toegestaan, uw eigen verzoeken in te dienen.

Welke persoonlijke gegevens worden van u als Betrokkene vastgelegd in Verlofdagen.nl.

• Uw naam (voornaam, tussenvoegsel, achternaam) of ander uniek gegeven waarmee u persoonlijk identificeerbaar bent voor u zelf en voor het bedrijf waar u werkzaam bent.
• Een (zakelijk) e-mail adres waarop u benaderbaar bent.
• Uw geboortedatum, noodzakelijk indien u aanspraak maakt op verlofbudget op basis van leeftijd.
• Uw datum in dienst, noodzakelijk indien u aanspraak maakt op verloRudget op basis van aantal jaren dienstverband.
• Uw datum uit dienst, noodzakelijk om restant budget bij uitdiensUreding te kunnen berekenen en verwijdering van al uw persoonlijke gegevens uit de database mogelijk te maken.

• de aan/afwezigheid van haar werknemers op een bepaalde datum of huidige datum vast te kunnen stellen.
• afgeboekt verloRudget automatisch terug te kunnen boeken aan de werknemer indien verzuim in een verlofperiode plaatsvindt.
• partieel verzuim vast te kunnen leggen en verlofregels daarop af te stemmen.
• management informatie te verkrijgen omtrent frequentie, duur en percentage van verzuim per afdeling/ gehele bedrijf en het verkrijgen van trend informatie inzake verzuim.

• datum en tijdstip van de melding
• datum verzuim
• datum werkhervatting

Het bedrijf waar u werkzaam bent (de Verwerkingsverantwoordelijke) bepaald of gebruik gemaakt wordt van de verzuim module of niet.
Het bedrijf waar u werkzaam bent (de Verwerkingsverantwoordelijke) bepaald of u zelf als gebruiker verlof verzoeken mag indienen en of u digitaal verzuim mag melden via Verlofdagen.nl of niet.

Of uw werkgever (de Verwerkingsverantwoordelijke) gebruik maakt van de verzuim module en of u als werknemer (Betrokkene) zelf verlof / compensatie kunt aanvragen dan wel verzuim digitaal mag melden kunt u zien op het ‘dashboard’ nadat u bent ingelogd. Een optie is van toepassing indien daarvoor een knop op het ‘dashboard’ beschikbaar is.

Bij een verlofverzoek, maar ook bij een verzuim melding of de aNandeling daarvan, kan een opmerking geplaatst worden door u zelf dan wel de persoon die uw verlofverzoek of verzuim melding afhandelt. Indien een opmerking wordt geplaatst, door u zelf of door de persoon die uw verzoek/verzuim aNandelt, is deze opmerking voor u als gebruiker zichtbaar. Door in het dashboard op het betreffende verlof- of verzuim item te klikken krijgt u alle opmerkingen in beeld die hierbij gemaakt zijn, door wie en op welke datum en tijdstip.

Veiligheid van uw (privacy) gegevens

• Verlofdagen.nl maakt gebruik van cookies bij het inloggen op uw account, het -mits door u zelf in het inlogscherm geïnitieerd- vastleggen en ophalen van uw gebruikersnaam en de organisatiecode op de computer vanwaar u wenst in te loggen op uw account. De applicatie biedt zelf niet de mogelijkheid om het wachtwoord dat u toegang geeft tot uw account op uw computer vast te leggen
• Om in te kunnen loggen op uw account heeft u niet twee maar drie geldige inloggegevens nodig.
• Naast de geldigheid van deze inloggegevens moet ook aan een aantal andere voorwaarden worden voldaan om toegang te verkrijgen tot het account.
• Alle gegevens worden versleuteld verzonden (HTTPS/SSL).
• Uw toegangscode wordt versleuteld verzonden en opgeslagen.
• Er worden niet meer privacy gegevens vastgelegd dan voor de uitvoering van het doel noodzakelijk.
• Er wordt door de Verwerkers al het mogelijke gedaan om oneigenlijke toegang tot het systeem, de applicatie of delen daarvan te voorkomen. Afspraken hieromtrent zijn vastgelegd in Verwerkers overeenkomsten tussen de verschillende partijen
• De gegevens worden opgeslagen in een Nederlands datacenter. De Verwerker behoudt zich overigens wel het recht op grond van de van toepassing zijnde verordening (AVG) om de gegevens te verwerken in andere landen binnen de Europese Unie.
• Verlofdagen.nl staat als toepassing geregistreerd bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Gegevens worden, tenzij daar een wettelijke verplichting tot bestaat, niet beschikbaar gesteld aan derden of gebruikt voor andere doelen dan het doel waarvoor de gegevens in de applicatie worden vastgelegd

Welke rechten heeft u als Betrokkene

De toepassing en de daarin vastgelegde gegevens zijn dusdanig transparant dat u als werknemer (Betrokkene) alle informatie die betrekking op u heeM kunt inzien dan wel zelf in rapport-vorm kunt genereren.

U heeM echter het recht uw werkgever (de Verwerkingsverantwoordelijke) te verzoeken tot:

• Inzage in de gegevens die van u vastgelegd zijn
• wijzigen of verwijderen van specifieke gegevens mits de gegevens die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van het doel van de verwerking daarbij gehandhaafd kunnen blijven.
• verwijdering van al uw gegevens uit de database bij einde dienstverband.

Voor aanvullende rechten verwijzen wij u naar wat in het AVG hieromtrent is vastgelegd dan wel uw werkgever (de Verwerkingsverantwoordelijke)

Mocht u als betrokkene aanspraak wensen te maken op een van uw rechten en deze aan EPOS Enschede BV voorleggen dan zal EPOS Enschede BV uw verzoek doorsturen naar uw werkgever (de Verwerkingsverantwoordelijke) aangezien EPOS Enschede BV (Verwerker) geen directe toegang heeM tot uw gegevens, primair niet belast is met - en primair niet verantwoordelijk is voor de binnen het bedrijfsaccount van de Verwerkingsverantwoordelijke vastgelegde data.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens binnen Verlofdagen.nl

Het bedrijf dat een contract afsluit met EPOS Enschede BV is, zoals gedefinieerd binnen het AVG, de Verwerkingsverantwoordelijke is primair verantwoordelijk voor de door haar in Verlofdagen.nl vastgelegde gegevens. EPOS Enschede BV is in deze de Verwerker van de gegevens. EPOS Enschede BV legt zelf geen gegevens vast en heeft ook geen directe toegang tot deze gegevens. EPOS Enschede BV is wel verantwoordelijk voor de veiligheid van deze gegevens en dat deze niet in handen komen van derden. Om dit te garanderen bestaan er Verwerkers overeenkomsten tussen EPOS Enschede BV (de Verwerker) en het bedrijf dat gebruik maakt van Verlofdagen.nl (de Verwerkingsverantwoordelijke, uw werkgever) en tussen de Hosting provider, heb bedrijf dat de gegevens in opdracht van EPOS Enschede BV voor dit doel vastlegt en bewaard en EPOS Enschede BV. Deze contracten zijn ter bescherming van uw gegevens gedurende de gehele looptijd van het contract tussen uw werkgever en EPOS Enschede BV inzake het gebruik van Verlofdagen.nl.

Wat als het contract tussen uw werkgever (de Verwerkingsverantwoordelijke) en EPOS Enschede BV (de Verwerker) afloopt.

Na de contractperiode worden de vastgelegde gegevens uit het systeem verwijderd tenzij anders met de Verwerkingsverantwoordelijke is overeen gekomen. Soms is een iets langere bewaartermijn noodzakelijk omdat bijvoorbeeld de implementatie van de gegevens in een ander systeem of de in gebruik name van een ander systeem niet op tijd kan worden afgerond en dit een langere beschikbaarheid van data noodzakelijk maakt. Standaard zal EPOS Enschede BV binnen30 dagen na einde contract alle account-data van de Verwerkingsverantwoordelijke uit de database hebben verwijderd tenzij dus schriMelijk met de Verwerkingsverantwoordelijke anders is overeen gekomen.

Contact

Vragen over dit privacybeleid kunt u richten aan:
EPOS Enschede BV,
Bruggenmorsweg 10,
7521 ZV Enschede
info@eposbv.nl.

Voor vragen omtrent uw privacy, uw rechten als betrokkene of indien u gebruik wenst te maken van uw rechten dient u contact op te nemen met uw werkgever (de verwerkingsverantwoordelijke).